PRESENTACIÓN, OBJETIVO Y ALCANCE
VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S, persona jurídica de derecho privado, identificada con NIT 900854406-6, con domicilio en la CARRERA 24 # 30-43 CAÑAVERAL, Colombia, teléfono (37) 6192121, correo electrónico: info@veterinariamascotasgold.com, interesada en respetar la privacidad de cada uno de los titulares de información cuyos datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos y actuando de conformidad con lo dispuesto en la ley de protección de datos personales, ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en calidad de responsable del tratamiento, se permite informar por medio de este documento a su grupo de interés, identificado como TRABAJADORES, TRABAJADORES TEMPORALES, PRACTICANTES, APRENDICES Y CANDIDATOS A PUESTOS VACANTES, REPRESENTANTES LEGALES, ADMINISTRADORES, SOCIOS, CLIENTES, PROVEEDORES O TERCEROS, EMPLEADOS INDIRECTOS, Y EN GENERAL DE OTRAS ÁREAS DE VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S. y a todos los titulares de información personal, sobre el contenido de las presentes políticas internas de tratamiento de información personal.
VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S., identificada con Nit. 900854406-6 será el único responsable del manejo y el tratamiento de los datos personales.
Autorización. Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
Autorizado. Es VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S y todas las personas bajo la responsabilidad de VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S, que por virtud de la Autorización y de las Políticas tienen legitimidad para someter a Tratamiento los Datos Personales del Titular.
Dato personal. Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
Datos personales sensible. Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
Dato Público. Es el Dato Personal calificado como tal, según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Semiprivado. Es el Dato Personal que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Base de datos personales. Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.
Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
Cesión de datos. Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.
Custodio de la base de datos. Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S
Encargado del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Fuentes Accesibles al Público. Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.
Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
Procedimiento de análisis y creación de Información. Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.
Procedimiento de Disociación. Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.
Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales, y el derecho a la información.
Propietario de la base de datos. Dentro de los procesos de negocios de VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S., es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos y su gestión.
Responsable del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.
Titular del dato personal. Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
Tratamiento de Datos. Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
Transmisión. Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
Usuario. Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
Violación de datos personales. Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.
Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales. Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S. para proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como responsable y/o Encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales en poder de VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S. deberá ser informado a la autoridad de control en la materia.
Este manual de políticas y procedimientos interno cumple con todos y cada uno de los principios rectores para el tratamiento de datos personales, es así como se describen cada uno de los ocho (8) principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
Principio de calidad o veracidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular. La finalidad no sólo debe ser legítima sino que la referida información se destinará a realizar los fines exclusivos para los cuales fue entregada por el titular. Por ello, se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos. Cualquier utilización diversa, deberá ser autorizada en forma expresa por el Titular.
Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la mencionada ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de seguridad. La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
A continuación se describen las finalidades del tratamiento que cubrirán al grupo de interés, identificado como TRABAJADORES, TRABAJADORES TEMPORALES, PRACTICANTES, APRENDICES Y CANDIDATOS A PUESTOS VACANTES, REPRESENTANTES LEGALES, ADMINISTRADORES, SOCIOS, CLIENTES, PROVEEDORES O TERCEROS, EMPLEADOS INDIRECTOS, Y EN GENERAL DE OTRAS ÁREAS DE VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S. y a todos los titulares de información personal que mediante su autorización previa, expresa e informada, sus datos serán recolectados, almacenados, usados, circulados y en general tratados para las finalidades que se relacionan en este documento.
MANEJO La información brindada será divulgada a los empleados, proveedores o terceros, advirtiendo siempre sobre la necesidad de proteger la información bajo practicas seguras y obligatorias que rige la ley.
PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN A TERCEROS Cuando lo considere necesario o pertinente VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S. Podrá contratar con terceros, labores de procesamiento de la información personal que se tenga, se debe advertir a proveedores sobre la necesidad de adoptar medidas de seguridad para garantizar una excelente protección de la información, prohibiendo expresamente el uso de los mismos para fines totalmente distintos.
SUPRESIÓN O ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN Se deberá hacer la eliminación, supresión o proceso de archivo de los datos personales que se tengan cuando cese la necesidad o utilidad de tenerlos o cuando finalice todo contrato establecido.
VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS La vigencia de la base de datos en VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S. Es permanente, así se extinga la relación contractual con el titular de los mismos, buscando mantener su información para futuras relaciones comerciales, contractuales derivadas del objeto social de nosotros.
AUTORIZACIÓN El almacenamiento, uso, recolección, circulación, archivo, supresión y cualquier otro tipo de manejo que se dé a los Datos Personales por parte de VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S. Requiere el consentimiento previo, expreso y firmado por el titular de los mismos, en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior legalización. Toda autorización debe garantizar que el titular entiende, sabe y acepta que se manejen sus datos personales para los fines que se indique en el mismo.
De acuerdo con lo contemplado en el marco normativo de protección datos personales, los titulares podrán ejercer sus derechos contenidos en la ley 1581 de 2012:
En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S. adopta el siguiente procedimiento:
ÁREA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S. ha dispuesto que el área encargada de la atención a clientes, proveedores y empleados para la Protección de Datos Personales sea la Subgerencia de Servicio al Cliente. Ésta área es responsable de la recepción y atención a Peticiones, Quejas y Reclamos relacionadas con la Protección de Datos Personales.
Los datos de contacto del Área de Atención de VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S. son:
Dirección: CARRERA 24 # 30-43 CAÑAVERAL, Colombia,
teléfono (37) 6192121,
correo electrónico: info@veterinariamascotasgold.com
PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S. Se compromete a adoptar las medidas de seguridad impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio acorde al artículo 19 del decreto 1377 de 2013 para el tratamiento de datos personales. La política de tratamiento de datos personales comenzará a regir en noviembre del 2016.
VIGENCIA
Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las Bases de Datos de VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S. durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades mencionadas en este documento, para las cuales fueron recolectados.
MODIFICACIONES
Este documento podrá ser modificado por parte de VETERINARIA MASCOTAS GOLD S.A.S. de conformidad con el Decreto 1377 de 2013, cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento se comunicará oportunamente a los Titulares de los Datos Personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.
La Comisión Europea ofrece a los consumidores la oportunidad de resolver disputas en línea conforme al Art. 14, párr. 1 del ODR en una de sus plataformas. La plataforma (http://ec.europa.eu/consumers/odr) sirve como web en la que los consumidores pueden intentar llegar a acuerdos sin ir a juicio relacionados con las disputas que surjan en las compras y contratos de servicios en línea.